Etkinlik catering'inde menü planlama: kişi sayısı, mevsim ve alerjen

Etkinlik catering'inde başarısızlığın en yaygın sebebi yemeğin kötü olması değil, planlamanın eksik yapılmasıdır. Kişi sayısı, mevsim, süre ve alerjenler üzerinden dört adımda sağlam bir menü planı kurulabilir.

1. Kişi sayısı ve format

Etkinliğin formatı (ayakta kokteyl, açık büfe, servisli gala) menü tasarımını belirler. Ayakta kokteylde kişi başı 10–14 parça, büfede kişi başı 450–550 gram yemek, servisli galada ise 4 kurs hesaplanır. Katılımcı sayısı kesin değilse %10 pay bırakmak gerekir.

2. Mevsim ve ortam

Yazın açık hava etkinliklerinde ağır soslu yemekler yerine soğuk mezeler, ızgaralar ve meyve tatlıları tercih edilir. Kışın ise sıcak çorbalar, fırın yemekleri ve sıcak içecek istasyonları öne çıkar. Açık havada gıda güvenliği için soğuk zincirin 2 saati aşmaması gerekir.

3. Süre ve tempo

İki saatlik bir kokteylde yemek servisi ilk 30 dakikada başlayarak 90. dakikada tatlıya geçmelidir. Konferans arasındaki 20 dakikalık coffee break için, kuyruk oluşmaması adına en az 2 servis noktası gerekir (her 100 kişiye 1 nokta).

4. Alerjen ve diyet planı

Katılımcılara önceden diyet formu gönderilmesi, etkinlik günü sürprizleri önler. Vegan, vejetaryen, glutensiz ve helal talepleri için ayrı kartlı tabaklar hazırlanır. Her ürünün yanında alerjen kartı bulunması, yasal bir gerekliliktir.

Sık yapılan hatalar

• Servis personelini az hesaplamak: 30 kişiye bir garson büfede, 15 kişiye bir garson oturmada gerekir.
• İçecek planını unutmak: kişi başı en az 3 içecek servisi hesaplanmalıdır.
• Depolama alanını düşünmemek: sıcak–soğuk ayrımı için etkinlik alanında ek bir hazırlık odası bulunmalıdır.

Teknik ayrıntılar

Elektrik, su ve zemin durumu keşif ziyaretinde kontrol edilir. Büyük etkinliklerde jeneratör ve soğuk oda konteyneri ek olarak planlanır. Etkinlikten 72 saat önce son menü onayı alınır.

Zaman çizelgesi örneği

Etkinlikten 4 hafta önce keşif ve menü tadımı yapılır; 3 hafta önce kesin kişi sayısı ve menü seçimi alınır; 10 gün önce alerjen ve diyet formu kapanır; 72 saat önce son onay verilir; etkinlik günü sabahı hazırlık ekibi mekâna gider ve ürünler son pişirme için taşınır. Bu çizelgeye uyulduğunda, olası tedarik ve personel sorunlarına çözüm bulmak için yeterli zaman kalır.

Son bir not

Menü ne kadar iyi tasarlanmış olursa olsun, etkinlik günü akışın sorunsuz işlemesi için tek bir sorumlunun masada olması gerekir. Bizde proje yöneticisi, etkinlik boyunca telsizle mutfak, servis ve müşteri temsilcisi arasında iletişimi kurar.